Du willst Outlook Dateianhänge automatisch ablegen bzw. speichern oder einsortieren, dann bist du hier genau richtig. Wir zeigen wie es geht!
Jeder Selbstständige kennts: Organisation ist alles und wer Outlook nutzt wird sich immer wieder Fragen, ob man gewisse Abläufe nicht automatisieren kann. So ist die Ablage von Rechnungen für die eigenen Unterlagen, den Steuerberater oder die Buchhaltung allgemein ein wichtiges Thema. Wir haben etwas länger eine vernünftige Lösung gesucht und am Ende auch gefunden. Ein Zusatzprogramm namens Outlook Attachment Extractor 3 kann hier eingreifen und fein säuberlich sämtliche Rechnungen aber auch andere Dateitypen wie Zip-Archive oder Bilddateien in beliebige Ordner speichern. Außerdem kann man nach dem Vorgang, Anschlussaktionen festlegen, wie das Abspielen eines Sounds oder die Nachricht automatisch in einen Outlook Ordner zu verschieben.
Aus dem Outlook Attachment Extractor 3 wurde der Automatic Email Processor 3 – die Kernfunktionen sind diesselben, nur ist das Programm nun besser, aktueller und bietet mehr Funktionen. Der Automatic Email Processor macht die Verwaltung von Outlook-E-Mails zum Kinderspiel. Es speichert automatisch eingehende E-Mails und bewahrt deren Anhänge sicher für Sie auf. Außerdem kann es sie auch ausdrucken – alles, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen! Sie können Aufgaben mit verschiedenen Filtern und Einstellungen wie dynamischen Archiven für E-Mails und Anhänge anpassen und anschließend optional weiterverarbeiten.
Vergangene Zeiträume mit der Nachhol-Option
Das funktioniert mit der „Nachhol“-Option auch für schon vergangene Zeiträume. So kann man auch jede Mail z.B. für das Jahr 2022 noch mal automatisch nach den gewünschten Anhängen durchforsten lassen.
Outlook Anhänge speichern ohne extra Software?
Jetzt wird sich mancher Fragen, ob das Outlook nicht schon von Haus aus kann. Und ja mit ein wenig KnowHow ging das in früheren Versionen auch mal. Man konnte sich ein VBA-Script schreiben und damit ähnliches leisten. Aber erstens verstehen viele solche Programmiersprachen nicht und zweitens hat Microsoft von Haus aus in neueren Versionen die VBA-Scripte standardmäßig deaktiviert. Sie bergen ein zu großes Sicherheitsrisiko. In einer empfangenen Mail könnte Schadcode enthalten sein, welcher es dann ziemlich leicht hat in Ihrem System großen Schaden anzurichten. Also verbleibt nur eine Software, der man vertrauen kann und die ihren Dienst zuverlässig verrichtet. Outlook Attachment Extractor 3 ist so ein Programm, wir haben es jedenfalls für gut befunden und empfehlen es sehr gerne weiter. Der Extractor kann übrigens mit Profilen arbeiten, so sind auch mehrere, unabhängig von einander arbeitende Suchläufe und Filter kein Problem.
E-Mail Archivierung
Für geschäftliche Korrespondenz oder steuerlich relevante E-Mails muss ohnehin archiviert werden. Nur wenn die Anhänge im Archiv hängen, ist das Aufrufen auch nicht gerade einfacher. Daher sollte man mit einer Software wie dem Attachment Extractor diese Aufgaben vereinfachen und hat seine Anhänge sauber sortiert in Ordnern auf dem PC.
Das Programm bekommst du hier!
Outlook Attachement Extractor 3
So wird deine Dateiablage zum Kinderspiel und du kannst die gewonnene Zeit bestimmt viel sinnvoller nutzen.
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Danke für den tollen Tipp. So wäre es tatsächlich einfach mit Outlook zu arbeiten.
Kann man damit auch mehrere Konten überwachen?
Moin Tobi,
ja alles was sich innerhalb deiner Outlook Installation befindet. Je nachdem welche Filter/Regeln angewendet werden sollen empfehlen sich hier getrennte Profile im Attachement Extractor.
BG