Nützliche Software die jedes Büro effizienter macht.
Umbenennen von Dateien und Ordnern
Sie kennen vielleicht das Problem: Sie importieren viele Bilder von der Kamera oder Musik vom Smartphone und die Dateien haben komische Bezeichnungen wie DSC0001 oder Interpret_Titel_Amazonmusic.mp3
Das gleiche passiert häufig auch bei Ordnern, natürlich möchte man ungerne viele Dateien einzeln umbenennen…
Die Lösung heißt Rename Expert. Dieses Programm kann Ordner und Unterordner sowie Dateien umbenennen. Es kann Fotos mithilfe der Metadaten benennen, lange Namen kürzen, mehrere Dateien/Ordner gleichzeitig umbennen oder auch Dateiendungen verändern.
Das beste ist, dass Sie alle Änderungen vorher in Echtzeit anschauen können und erst bei einem zufrieden stellenden Ergebnis, diese Änderungen übernehmen.
So wird z.B. aus dem Foto DSC0001 -> Urlaub-Mallorca-1 … Somit haben Sie eine vernünftige Bezeichnung und können ab da an auch über die Windows-Suche Ihre Dateien leichter finden.
Aber Rename Expert kann natürlich noch mehr. Es hat umfangreiche Filterfunktionen damit auch nur das geändert wird, was Sie ändern wollen.
So filtern Sie z.B. nach:
- Allgemeine Daten (Name, Pfad, Dateiendung, Erstelldatum, Änderungsdatum, Dateigröße, Pfadlänge, Namenslänge
- Bild-Daten (Breite, Höhe, Horizontale/Vertikale Auflösung, Bittiefe)
- Exif-Daten (Aufnahmedatum, Kamerahersteller, Kameramodell, Fotograf, Beschreibung, Kommentar, Bildbreite/Bildhöhe, Horizontale/Vertikale Auflösung, Blitzverwendung)
- Audio-Daten (Interpret, Album, Titel, Jahr, Kommentar, Track, Genre, Bitrate, Album-Interpret, Komponist, CD-Nummer)
- PDF-Daten (Autor, Titel, Thema, Schlüsselwörter, Erstellt mit, Erstellt von, Version, Seitenanzahl)
- Video-Daten (Kodierungsdatum, Breite, Höhe, Bildwiederholrate, TV-Norm, Seitenverhältnis, Audio-Codec, Video-Codec, Gesamt-Bitrate, Video-Bitrate, Audio-Bitrate, Audio-Kompression, Länge, Titel)
- Dokument-Daten (Autoren, Titel, Betreff, Kommentare, Markierungen, Zuletzt gespeichert von, Revisionsnummer, Vorlage, Inhalt erstellt am, Letzte Speicherung am, Zuletzt gedruckt am, Programmname, Seitenanzahl, Wortanzahl, Zeichenanzahl) – unterstützt werden XPS-, Word-, Excel-, PowerPoint- und OpenDocument-Dateien (z.B. Microsoft Office, OpenOffice oder LibreOffice)
- Wenn Sie auch keine Zeit mehr für das korrekte Benennen Ihrer Dateien und Ordner verschwenden wollen, holen Sie sich Rename Expert. Es macht das Arbeiten mit Ordnern/Dateien um einiges einfacher.
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Outlook Dateianhänge automatisch ablegen bzw. speichern
Du willst Outlook Dateianhänge automatisch ablegen bzw. speichern oder einsortieren, dann bist du hier genau richtig. Wir zeigen wie es geht!
Jeder Selbstständige kennts: Organisation ist alles und wer Outlook nutzt wird sich immer wieder Fragen, ob man gewisse Abläufe nicht automatisieren kann. So ist die Ablage von Rechnungen für die eigenen Unterlagen, den Steuerberater oder die Buchhaltung allgemein ein wichtiges Thema. Wir haben etwas länger eine vernünftige Lösung gesucht und am Ende auch gefunden. Ein Zusatzprogramm namens Outlook Attachment Extractor 3 kann hier eingreifen und fein säuberlich sämtliche Rechnungen aber auch andere Dateitypen wie Zip-Archive oder Bilddateien in beliebige Ordner speichern. Außerdem kann man nach dem Vorgang, Anschlussaktionen festlegen, wie das Abspielen eines Sounds oder die Nachricht automatisch in einen Outlook Ordner zu verschieben. Das funktioniert mit der „Nachhol“-Option auch für schon vergangene Zeiträume. So kann man auch jede Mail z.B. für das Jahr 2018 noch mal automatisch nach den gewünschten Anhängen durchforsten lassen.
Jetzt wird sich mancher Fragen, ob das Outlook nicht schon von Haus aus kann. Und ja mit ein wenig KnowHow ging das in früheren Versionen auch mal. Man konnte sich ein VBA-Script schreiben und damit ähnliches leisten. Aber erstens verstehen viele solche Programmiersprachen nicht und zweitens hat Microsoft von Haus aus in neueren Versionen die VBA-Scripte standardmäßig deaktiviert. Sie bergen ein zu großes Sicherheitsrisiko. In einer empfangenen Mail könnte Schadcode enthalten sein, welcher es dann ziemlich leicht hat in Ihrem System großen Schaden anzurichten. 
Also verbleibt nur eine Software, der man vertrauen kann und die ihren Dienst zuverlässig verrichtet. Outlook Attachment Extractor 3 ist so ein Programm, wir haben es jedenfalls für gut befunden und empfehlen es sehr gerne weiter. Der Extractor kann übrigens mit Profilen arbeiten, so sind auch mehrere, unabhängig von einander arbeitende Suchläufe und Filter kein Problem.
Das Programm bekommst du hier!
Outlook Attachement Extractor 3
So wird deine Dateiablage zum Kinderspiel und du kannst die gewonnene Zeit bestimmt viel sinnvoller nutzen.
Falls Dir unser Tipp gefallen hat, lass doch einen kurzen Kommentar hier.
Mails automatisch ausdrucken
Das Ausdrucken wichtiger Dokumente, Rechnungen und anderen Papierkram gehört quasi zum heutigen Alltag. Meistens erreichen uns diese Dokumente per Mail, was ökologisch weitaus besser ist, als über den Postweg (weniger co² Ausstoß etc.)
Was aber tun, wenn das ganze zuverlässig und automatisiert ablaufen soll?!
Dazu braucht man dann wieder passende Software. Diese sollte nicht nur in der Lage sein, alles auszudrucken was da ins Postfach flattert, sondern auch mit einigen Filterfunktionen bestückt sein, denn dann kann man genau alles so einstellen um nur das gewünschte auszudrucken.
Für diese Aufgabe gibt eine überschaubare Anzahl an Programmen. Zuverlässig seinen Dienst verrichtet z.B. Mail Print. Leider wurde das Projekt inzwischen eingestellt, für einfache Mails aber immer noch brauchbar. Warum nur für einfache Mails? Weil diese Software leider einen kleinen Haken hat, sie zerlegt HTML-Mails in Textmails und zerstört so die Formatierung. Also je nach Einsatzort nur bedingt brauchbar.
Besser gelöst und ein Rundum-Sorglos Paket scheint Automatic Email Manager 7 (https://www.automatischedruckenemail.de/) zu sein. Hier kann man frei wählen ob die Mails als Text- oder HTML-Mails ausgegeben werden. Die Benutzeroberfläche ist auch sehr leicht verständlich und das Programm erfüllt seinen Zweck sehr gut. Also an allen Orten, wie Lieferdiensten und Büros kann diese Software eure Arbeit um einiges erleichtern. Das beste ist aber das diese Software nicht nur als reines Automatisierungs-Tool fürs Drucken gedacht ist, sondern gleich weitere Funktionen mitbringt und so fast alles automatisiert was mit Ihren Emails zusammen hängt:
Eine kleine Übersicht:
- Emails automatisch drucken inkl. vieler Filterfunktionen
- Mails auf der Festplatte speichern (inkl. Konvertierung in gängige Dateiformate wie PDF etc.)
- Mails automatisch beantworten oder weiterleiten
- Mails automatisch sortieren oder löschen
- Ausführen externer Programme oder Funktionen
- Mails oder Mailanhänge drucken
- Aktionen durch Regeln ausführen
Bitte beachten Sie, das Sie auf der folgenden Seite weitere Rabatte für den Kauf von mehreren Lizenzen erhalten.
Automatic EMail Manager kaufen
Mails nach dem Druck vom Server löschen Umfangreiche Filterfunktionen vor dem Emaildruck
Hier gibt es das Programm (mehrsprachig)
